1 مقدمه
1.1 هدف این سند، تشریح سیاست‌ها و تعهد شرکت به شناسایی و پیشگیری از هرگونه فعالیت پولشویی یا تأمین مالی تروریسم در محصولات و خدماتی است که ارائه می‌کند.
2 اصطلاحات
2.1 «پولشویی» عبارت است از مشارکت در هر تراکنشی که به دنبال پنهان کردن یا کتمان ماهیت یا منشأ وجوه حاصل از فعالیت‌های غیرقانونی، از جمله و نه محدود به تقلب، فساد، جرائم سازمان‌یافته یا تروریسم، باشد. جرائم منشأ پولشویی به موجب قوانین ملی تعریف می‌شوند. فرآیند پولشویی از سه مرحله تشکیل می‌شود:
مرحله 1: جایگذاری (Placement). این مرحله به وارد کردن وجه نقد حاصل از هرگونه فعالیت غیرقانونی به نظام مالی اشاره دارد. این کار می‌تواند از طریق موارد زیر انجام شود:
a) سپرده‌گذاری فیزیکی وجه نقد در بانک‌ها و مؤسسات مالی غیربانکی مانند صرافی‌ها؛
b) تبدیل وجه نقد به سایر ابزارهای مالی، مانند خرید اسناد پولی (چک‌های مسافرتی، دستور پرداخت) یا
c) استفاده از وجه نقد برای خرید کالاهای با ارزش بالا که قابل فروش مجدد هستند.
پولشویان اغلب به دنبال سپرده‌گذاری وجه نقد در بانک‌های کشورهایی هستند که الزامات نظارتی کمتری بر بازار مالی دارند و سپس این وجوه را به بانک‌هایی در محیط‌های تحت نظارت منتقل می‌کنند و بدین ترتیب آن‌ها را «پاک» می‌سازند. یکی از نمونه‌های رایج جایگذاری، اسمورفینگ (Smurfing) است: شکلی از جایگذاری که در آن پولشو به جای یک سپرده‌گذاری بزرگ، سپرده‌گذاری‌های نقدی کوچک متعددی انجام می‌دهد تا از الزامات گزارش‌دهی نظارتی محلی حاکم بر تراکنش‌های نقدی بگریزد.
مرحله 2: لایه‌گذاری (Layering): این مرحله به جدا کردن عواید فعالیت مجرمانه از منشأ آن از طریق لایه‌هایی از تراکنش‌های مالی اشاره دارد، مانند انتقال‌های متعدد وجوه میان مؤسسات مالی، بازخرید زودهنگام مستمری (annuity) بدون توجه به جریمه‌ها، وام‌های با وثیقه نقدی و غیره. هدف لایه‌گذاری، پنهان کردن منشأ وجوه، مختل کردن هرگونه رد حسابرسی و ایجاد گمنامی است. پولشویان می‌خواهند وجوه را جابه‌جا کنند و هم شکل و هم محل وجوه را تغییر دهند تا ردیابی پول «کثیف» را برای مراجع مجری قانون دشوارتر سازند.
مرحله 3: ادغام (Integration): این مرحله به بازگرداندن عواید تطهیرشده به اقتصاد اشاره دارد، به نحوی که این عواید مجدداً وارد نظام مالی شوند و به عنوان وجوه مشروع در آن ظاهر گردند. این سیاست توسط مجموعه‌ای از برنامه‌ها پشتیبانی می‌شود که اجرای حوزه‌های زیر را در بر می‌گیرد:
d) اتخاذ رویکرد مبتنی بر ریسک؛
e) سیاست شناخت مشتری (KYC) و بررسی دقیق مشتری (Customer Due Diligence)؛
f) نظارت بر فعالیت مشتری؛
g) نگهداری سوابق.
3 اقدامات
3.1 شرکت به اصول مبارزه با پولشویی پایبند خواهد بود و هرگونه اقدامی را برای جلوگیری از هر عملی که هدف آن قانونی جلوه دادن وجوه حاصل از راه‌های غیرقانونی باشد یا این فرآیند را تسهیل کند، به اجرا خواهد گذاشت.
3.2 مشتری تصدیق می‌کند که به منظور پیشگیری از پولشویی، شرکت تحت هیچ شرایطی پرداخت نقدی را نه می‌پذیرد و نه انجام می‌دهد
3.3 در مواردی که تلاشی برای انجام تراکنش‌هایی صورت گیرد که شرکت مظنون به ارتباط آن‌ها با پولشویی یا سایر فعالیت‌های مجرمانه باشد، شرکت مطابق با قانون قابل اجرا اقدام کرده و فعالیت مشکوک را به مرجع نظارتی گزارش خواهد داد.
3.4 شرکت این حق را برای خود محفوظ می‌دارد که هرگونه عملیات مشتری را که به تشخیص کارکنان آن غیرقانونی تلقی شود یا ممکن است با پولشویی مرتبط باشد، تعلیق نماید. شرکت حق دارد به صلاحدید خود، حساب مشتری مشکوک را به طور موقت مسدود کند یا رابطه تجاری موجود با مشتری را خاتمه دهد.
4 رویکرد مبتنی بر ریسک
شناسایی ریسک‌های پولشویی مرتبط با مشتریان و تراکنش‌ها به شرکت امکان می‌دهد اقدامات متناسبی را برای کنترل و کاهش این ریسک‌ها تعیین و اجرا کند. شرکت ریسک را در سه دسته تفکیک می‌کند:
a) کشور: این عامل در کنار سایر عوامل ریسک، اطلاعات مفیدی درباره ریسک‌های بالقوه پولشویی فراهم می‌کند. عواملی که ممکن است به این نتیجه‌گیری منجر شوند که یک کشور ریسک بالاتری دارد عبارت‌اند از:
• کشورهای مشمول تحریم، تحریم تجاری (embargo) یا اقدامات مشابه. • کشورهایی که توسط گروه ویژه اقدام مالی (Financial Action Task Force، «FATF») به عنوان کشورهای غیرهمکار در مبارزه با پولشویی شناسایی شده‌اند یا منابع معتبر آن‌ها را فاقد قوانین و مقررات مناسب مبارزه با پولشویی شناسایی کرده‌اند. • کشورهایی که منابع معتبر آن‌ها را تأمین‌کننده مالی یا حامی فعالیت‌های تروریستی شناسایی کرده‌اند.
b) مشتری: هیچ اجماع جهانی درباره اینکه کدام مشتریان ریسک بالایی دارند وجود ندارد، اما ویژگی‌های مشتریان که در ادامه فهرست شده‌اند، با ریسک‌های بالقوه بالاتر پولشویی شناسایی شده‌اند:
• تولیدکنندگان تسلیحات. • کسب‌وکارهای با گردش نقدی بالا. • مؤسسات خیریه فاقد نظارت و سایر سازمان‌های «غیرانتفاعی» فاقد نظارت.
c) خدمات: تعیین ریسک‌های پولشویی خدمات باید شامل بررسی عواملی مانند خدماتی باشد که توسط نهادهای ناظر، مراجع دولتی یا سایر منابع معتبر به عنوان خدمات بالقوه پرریسک از نظر پولشویی شناسایی شده‌اند.
5 شناخت مشتری و بررسی دقیق مشتری
5.1 شرکت یک شرکت کارگزاری فعال به صورت آنلاین است و بنابراین روابط تجاری میان شرکت و مشتریان آن به صورت حضوری برقرار نمی‌شود. شرکت به منظور شناسایی مشتری، از کارگزاران داده الکترونیکی (همراه با سایر بررسی‌های داخلی، مانند شناسایی حساب‌های تکراری، تأیید مالکیت حساب‌های بانکی و غیره) برای احراز هویت مشتری استفاده می‌کند. این امر برای تعیین و مستندسازی هویت واقعی مشتریان، به منظور کسب اطلاعات پیشینه درباره ماهیت مورد نظر کسب‌وکار آنان با شرکت، به کار خواهد رفت.
5.2 با آغاز رابطه تجاری میان دو طرف، شرکت مدارک شناسایی معتبر مشخصی را از مشتری درخواست خواهد کرد، مانند مشخصات گذرنامه، مشخصات گواهینامه رانندگی و مدرک اثبات محل سکونت، مانند قبوض اخیر آب، برق یا گاز (با قدمت حداکثر شش ماه). در طول رابطه تجاری میان دو طرف، شرکت می‌تواند مدارک یا اطلاعات تکمیلی را از مشتری برای احراز هویت تکمیلی یا به‌روزرسانی احراز هویت موجود درخواست کند.
5.3 شرکت هرگونه اطلاعات تکمیلی مشتری را، متناسب با ارزیابی ریسک پولشویی با استفاده از رویکرد مبتنی بر ریسک، اخذ و مستندسازی خواهد کرد.
5.4 شرکت مشخص خواهد کرد که آیا مشتری از طرف شخص حقیقی یا حقوقی دیگری به عنوان امین (trustee)، نماینده اسمی (nominee) یا واسطه حرفه‌ای اقدام می‌کند یا خیر. در چنین موردی، مشتری ملزم است شواهد قانع‌کننده‌ای از هویت هر واسطه و اشخاصی که از طرف آنان اقدام می‌کند، و همچنین ماهیت ترتیبات امانی موجود ارائه دهد.
5.5 در تمامی موارد، شرکت به منظور رعایت قوانین/مقررات قابل اجرا، اقدامات بررسی دقیق را در موارد زیر اعمال خواهد کرد.
6 نظارت بر فعالیت مشتری
6.1 شرکت علاوه بر انجام بررسی دقیق اولیه مشتری، به نظارت بر فعالیت مشتری ادامه می‌دهد تا هرگونه رفتار مشکوک (یا متقلبانه) را شناسایی کرده و از آن پیشگیری کند. سیستم نظارتی پیاده‌سازی‌شده هم بر نظارت خودکار و هم، در موارد مقتضی، بر نظارت دستی تراکنش‌ها توسط کارکنان شرکت و ارائه‌دهندگان خدمات برون‌سپاری‌شده متکی است. مجموعه‌ای از فیلدهای وضعیت بر حساب‌های مشتریان اعمال شده است که نمایانگر نمایه آنان در سیستم است و به نظارت خودکار کمک می‌کند.
6.2 شرکت یک فرآیند و رویه گزارش‌دهی فعالیت مشکوک منطبق با مقررات و قانون را پیاده‌سازی کرده است که تمامی کارکنان را قادر می‌سازد در مواردی که دلایل معقولی برای ظن به اشتغال یک شخص به پولشویی یا تأمین مالی تروریسم دارند، به مسئول گزارش‌دهی پولشویی (Money Laundering Reporting Officer، MLRO) گزارش دهند. این فرآیند شامل الزامات زیر است:
a) تمامی کارکنان باید در نظارت بر هرگونه تراکنش/فعالیت غیرعادی یا مشکوک دقت لازم را به عمل آورند.
b) گزارش‌دهی تراکنش‌ها/فعالیت‌های مشکوک باید با قوانین/مقررات حوزه قضایی مربوطه مطابقت داشته باشد.
c) MLRO باید حداقل به صورت ماهانه از تمامی تراکنش‌ها/فعالیت‌های مشکوک مطلع شود.
7 نگهداری سوابق
7.1 مشتری تصدیق می‌کند که شرکت سوابق موارد زیر را نگهداری خواهد کرد:
a) تمامی مدارک اخذشده به منظور شناسایی مشتری (الزامات سیاست KYC)؛
b) تمامی داده‌ها و اطلاعات تراکنش‌ها؛
c) سایر اطلاعات مرتبط با موضوعات پولشویی مطابق با قوانین/مقررات قابل اجرای مبارزه با پولشویی. این موارد شامل پرونده‌های گزارش‌های فعالیت مشکوک، مستندات نظارت AML بر حساب‌ها و غیره است.
7.2 شرکت تمامی سوابق مشتری و/یا فعالیت‌های معاملاتی و غیرمعاملاتی، اعم از جاری و/یا گذشته و/یا بایگانی‌شده را حداقل به مدت پنج سال پس از خاتمه رابطه تجاری با مشتری و مطابق با الزامات قانونی قابل اجرا نگهداری خواهد کرد.